Kaffeevollautomat & Steuer: Sachbezug, 50-€-Freigrenze und Betriebsausgabe – was Sie wissen müssen
Wann ist Bürokaffee steuerlich Sachbezug? Wann bleibt er normaler Betriebsaufwand? Wir erklären die 50-€-Freigrenze, Lohnsteuerrisiken und die saubere buchhalterische Behandlung.
Holger Rinnhofer
KI-generiertEine der häufigsten Fragen unserer Kunden: 'Müssen wir den Kaffee als geldwerten Vorteil versteuern?' Die kurze Antwort: nein. Die lange Antwort hat ein paar wichtige Details, die wir hier sauber aufdröseln: inkl. Buchungssätzen, Vorsteuerlogik und Homeoffice-Sonderfällen. (Kein Steuerberater-Ersatz, aber eine saubere Grundlage.)
Wer Bürokaffee falsch verbucht, riskiert bei der Lohnsteuerprüfung Nachforderungen über mehrere Jahre. Wer ihn richtig behandelt, kann Maschine, Bohnen und Wartung komplett als Betriebsausgabe absetzen, inklusive Vorsteuerabzug.
Die Grundregel: Kaffee ist Aufmerksamkeit, kein Sachbezug
Die Finanzverwaltung behandelt Getränke wie Kaffee, Tee, Wasser und Erfrischungsgetränke, die der Arbeitgeber im Büro zum Verzehr während der Arbeitszeit bereitstellt, als sogenannte 'Aufmerksamkeit des Arbeitgebers' (R 19.6 Abs. 2 LStR). Das bedeutet konkret: kein geldwerter Vorteil, keine Lohnsteuerpflicht, keine Sozialabgaben. Auf Mitarbeiterseite passiert steuerlich gar nichts.
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Die 50-€-Freigrenze: wann sie greift, wann nicht
Die 50-€-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG (bis 2021: 44 €) gilt nur für individuell zurechenbare Sachzuwendungen an einzelne Mitarbeitende, z. B. Tankgutscheine, Geschenke, Mitgliedschaften. Bürokaffee ist nicht individuell zurechenbar (jeder Mitarbeiter trinkt unterschiedlich viel) und fällt daher gar nicht erst in die Bewertungslogik. Die 50-€-Freigrenze ist hier irrelevant.
Was bedeutet das für die Buchung?
- **Maschine (Kauf)**: aktivierungspflichtig, AfA über 7 Jahre nach AfA-Tabelle 'Bürogeräte'
- **Maschine (Miete/Leasing)**: voll als Betriebsausgabe (Konto 'Mieten Büroausstattung' o. ä.)
- **Bohnen, Milch, Reiniger**: voll als 'Aufwendungen für Bewirtung / Personalverpflegung'
- **Wartungskosten**: voll als 'Reparaturen / Wartung'
- **Vorsteuer**: in allen vier Fällen voll abzugsfähig (bei vorsteuerabzugsberechtigtem Unternehmen)
Welche Beschaffungsform für Sie wirtschaftlich am sinnvollsten ist, hängt von Bilanz, Liquidität und Nutzungsdauer ab. Wir vergleichen das im Detail unter Leasing vs. Miete: Bilanz & Steuer und im Kauf-/Miete-/Leasing-Vergleich.
KI-generiertBeispielrechnung: 40-Personen-Büro, 5 Jahre
| Position | Brutto / Jahr | Steuerwirkung |
|---|---|---|
| Mietmaschine inkl. Service | Monatsrate auf Anfrage | voll Betriebsausgabe, VSt abzugsfähig |
| Bohnen, Milch, Reiniger | Kaufpreis auf Anfrage | voll Betriebsausgabe, VSt abzugsfähig |
| Wartung außer Vertrag | Wartungspauschale auf Anfrage | voll Betriebsausgabe, VSt abzugsfähig |
| **Summe p. a.** | **10.650 €** | Lohnsteuer auf MA-Seite: 0 € |
Die Vollkostenmechanik (Bohnen, Milch, Strom, Service) ist im TCO-Ratgeber detailliert aufgeschlüsselt. Verbrauchsannahmen siehe Kaffeeverbrauch pro Mitarbeiter.
Sonderfall: Kunden im Haus
Wenn Sie Kunden im Besprechungsraum Kaffee und Wasser anbieten, ist das keine Bewirtung im steuerlichen Sinn (also keine 70-%-Begrenzung), solange es bei Getränken und geringen Gebäckmengen bleibt. Erst sobald 'eine Mahlzeit' serviert wird (auch ein belegtes Brötchen), greift die Bewirtungsregel mit Pflicht zum Bewirtungsbeleg.
Sonderfall: Homeoffice & Mitarbeiter-Geschenke
Eine separate 'Kaffee-Pauschale' für Homeoffice-Mitarbeiter ist steuerrechtlich heikel: Sobald Sie individuell Geld auszahlen, ist es Arbeitslohn. Sauberer ist: Sie schicken eine Kaffeebox / Bohnentüte als Aufmerksamkeit (50-€-Freigrenze nutzen) oder bieten den Vor-Ort-Kaffee als Anreiz zur Büropräsenz an. Beim Onboarding ist die Hochwertkaffee-Box ein beliebter Begrüßungsgruß: praxiserprobte Konzepte unter Onboarding neuer Mitarbeiter.
Pauschalbesteuerung: § 37b EStG als Notausgang
Wenn Sie doch einmal in einen Bereich rutschen, wo die Aufmerksamkeit-Regel nicht mehr trägt (z. B. teure Geschenkkörbe mit Süßwaren und Sekt für Top-Kunden), erlaubt § 37b EStG die Pauschalbesteuerung mit 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Damit übernimmt der Arbeitgeber die Lohnsteuer und der Mitarbeitende muss nichts versteuern. Im klassischen Bürokaffee-Setup brauchen Sie diese Regelung nicht: gut zu kennen ist sie trotzdem.
Fazit
Bürokaffee ist steuerlich einer der einfachsten Posten: voll absetzbar, kein Sachbezug, Vorsteuer voll abzugsfähig, keine Lohnsteuer für Mitarbeitende. Wichtig ist nur die saubere Belegführung und die Trennung zwischen Aufmerksamkeit (Getränke) und Bewirtung (Mahlzeiten). Eine konkrete Empfehlung zur Buchung Ihrer Maschine geben wir Ihnen gerne im Beratungsgespräch: wir arbeiten regelmäßig mit Steuerberatern unserer Kunden zusammen.
Zuletzt geprüft und aktualisiert am 21. Juni 2026 durch Holger Rinnhofer, Geschäftsführer KMTS Group.
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Häufige Fragen aus der Praxis
Sie haben eine Frage, die hier nicht beantwortet wird? Schreiben Sie uns kurz, wir antworten persönlich.
Frage stellenMuss ich Bürokaffee als geldwerten Vorteil versteuern?
Nein. Getränke wie Kaffee, Tee und Wasser sind 'Aufmerksamkeit des Arbeitgebers' (R 19.6 LStR): kein geldwerter Vorteil, keine Lohnsteuer, keine Sozialabgaben.
Greift die 50-€-Freigrenze beim Bürokaffee?
Nein. Die 50-€-Freigrenze gilt für individuell zurechenbare Sachzuwendungen. Bürokaffee ist nicht individuell zurechenbar und fällt schon gar nicht in diese Logik.
Kann ich den Kaffeevollautomaten komplett absetzen?
Ja. Bei Kauf über die AfA (7 Jahre Nutzungsdauer für Bürogeräte), bei Miete/Leasing voll als laufende Betriebsausgabe. Vorsteuer in beiden Fällen voll abzugsfähig.
Was ist mit Bewirtung von Kunden im Besprechungsraum?
Solange im Besprechungsraum nur Getränke und geringe Gebäckmengen serviert werden, sind die Kosten voll absetzbar, ohne die sonst übliche 70-Prozent-Begrenzung. Sobald eine vollständige Mahlzeit dazukommt, greifen die regulären Bewirtungsregeln inklusive Bewirtungsbeleg.
Darf ich Homeoffice-Mitarbeitern eine Kaffee-Pauschale auszahlen?
Eine direkte Geldzahlung an Homeoffice-Mitarbeiter gilt als Arbeitslohn und ist damit lohnsteuerpflichtig. Steuerlich sauberer ist eine Sachzuwendung wie eine Bohnentüte oder ein Kapsel-Abo im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze, die abgabenfrei bleibt.
Wie behandle ich die Maschine bei Leasing in der Bilanz?
Operating-Leasing: die Maschine bleibt beim Leasinggeber, die Raten sind voll Betriebsausgabe. Finanzierungsleasing: ggf. Aktivierung beim Leasingnehmer (Steuerberater einbeziehen). Mehr im Ratgeber Leasing vs. Miete.
Brauche ich für Bürokaffee eine HACCP-Dokumentation?
Ja, für Bürokaffee ist eine HACCP-Dokumentation erforderlich, weil das HACCP-Prinzip auch für Kaffeevollautomaten als Lebensmittelmaschinen gilt. Welche Reinigungs- und Wartungsschritte konkret zu dokumentieren sind, erklären wir ausführlich im Ratgeber zu Wartung und Reinigung.
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